Le cahier des charges ou la Recommandation

Un gros mot sur lequel on doit s'appuyer qu'on soit prestataire ou commanditaire d'un projet multimedia

Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document mis en place entre le client (commanditaire) et le prestataire. Il contient la liste des besoins, des exigences et des éventuels contraintes liées à la réalisation d’un projet. Il n’a pas pour objet à être utilisé comme contrat commercial.

Qu’est ce qu'une Reco (ou cahier de recommandation) ?

Document du prestataire basé sur les besoins du commanditaire (Cahier de charges). Elle présente la problématique, la stratégie, la société, la solution proposée. une analyse et le chiffrage du projet.

1. Le cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges doit être clair et le plus complet possible afin de couvrir tout le déroulement de votre projet. Voici les informations qui doivent apparaître lors de la rédaction d’un cahier des charges pour un projet graphique :

Objectifs
Cibles
Concurrences
Spécifications techniques
Délais

Eléments d'un Cahier des charges 'site internet'

1. Présentation d’ensemble du projet

1.1. Présentation de l’entreprise :

Présenter l’activité de l’entreprise : date de création, services ou produits vendus, nombre de salariés, CA, principaux axes de développement, principaux concurrents, …
Expliquer le rôle de votre projet web dans la stratégie de l’entreprise
S’il s’agit d’une refonte d’un site internet existant, préciser : son trafic mensuel, quelques statistiques de performance (taux de rebond, taux de conversion, …), le nombre de pages existantes à récupérer, les technologies utilisées, …

1.2. Les objectifs du site :

Détaillez le ou les objectifs de votre site web. Préciser s’il s’agit :

D’un site e-commerce destiné à vendre des produits
D’un site vitrine pour présenter l’activité de votre entreprise
D’un media en ligne
D’un support promotionnel par exemple pour le lancement d’un évènement
D’un logiciel en ligne

1.3. La cible adressée par le site :

Ciblez-vous les entreprises ou les particuliers ?
Quelles sont les caractéristiques et les centres d’intérêt de votre cible ?
Identifiez les différents segments composant votre cible (par exemple PME et grandes entreprises) et hiérarchisez leur importance stratégique

1.4. Objectifs quantitatifs :

Ce type d’information doit donner une idée du niveau d’activité sur votre futur site, ce qui peut impacter le choix de l’infrastructure technique.

Quel volume de trafic visez-vous sur votre site ?
Dans le cas d’un site e-commerce, quel est votre objectif en termes de volume de ventes ?
Quel volume mensuel de prospects espérez-vous collecter par vos formulaires ?

1.5. Périmètre du projet :

Votre site doit-il être multilingue ?
Quelles langues sont concernées ?
Pour chaque langue le site doit-il subir des adaptations autres que la traduction du contenu ?
Souhaitez-vous que votre site soit adapté pour les supports mobiles ?

1.6. Description de l’existant :

Y a-t-il une déjà une précédente version du site en ligne ?
Possédez-vous le nom de domaine que vous souhaitez utiliser ?
Quand est-il de l’hébergement ?
Y a-t-il des documents de présentation de l’entreprise ou de ses produits disponibles ?
Quelles sont les ressources disponibles (logos, éléments graphiques, textes, …) ?
Y a-t-il des ressources humaines internes ou externes déjà allouées au projet (chef de projet, webdesigner, webmaster, …) ?

2. Description graphique et ergonomique

2.1. Charte graphique :
Si vous avez des éléments graphiques que souhaitez réutiliser comme base de votre nouvelle charte graphique, n’hésitez pas à les inclure le cahier des charges de votre site internet.

Quel sera le code couleur de votre site ? Quelle sera la couleur dominante ?
Y a-t-il des variations du code couleur selon les sections ou les pages de votre site ?
Y a-t-il des déclinaisons de votre logo en fonction du code couleur des pages ?
Avez des éléments visuels à réutiliser ?
Quelle police souhaitez-vous ? N’hésitez pas à donner des exemples de sites !

2.2. Design :
Avez-vous des exigences particulières concernant le design de votre site : Flat design, effet parallaxe, … ?

2.3. Maquettes :
Avez-vous fait réaliser des maquettes graphiques pour décrire l’organisation des principales pages de votre site web ? Ce n’est pas obligatoire, notamment si vous voulez laisser beaucoup de liberté à votre prestataire. Mais si vous avez une idée précise de ce que vous attendez, il est peut-être temps de vous initier à l’utilisation d’unlogiciel de mockup pour réaliser vos maquettes.

3. Description fonctionnelle et technique

Si vous disposez de spécifications fonctionnelles détaillées ou de tout autre document utile n’hésitez pas à les ajouter en annexe de votre cahier des charges.

3.1 Arborescence du site :
Présenter l’arborescence de votre site sous la forme d’un schéma est souvent une bonne idée !

Quelle sont les grandes sections de votre site ?
Comment sont organisées les différentes rubriques ?
Quelles sont les pages principales ?

3.2. Description fonctionnelle :

Votre site comprend-t-il une boutique en ligne ? Si oui, essayer de préciser les modes de livraison et de paiement envisagés, la présence de fonctionnalités de cross-selling, …
Doit-il y avoir un espace client sécurisé par mot de passe ?
Souhaitez-vous un back office de suivi d’activité ? Précisez les besoins en termes de droits d’administration, illustrez vos processus métiers par des schémas
Votre site doit-il intégrer un moteur de recherche interne ? Un blog ? Un module d’inscription newsletter ?
…

3.3. Informations relatives aux contenus :

Quels ont les différents types de contenus que vous comptez présenter sur votre site : articles, images, vidéos, ressources téléchargeables, … ?
Précisez vos besoins en termes de modification des contenus et création de pages
Indiquez que vous souhaitez que la code HTML respecte les standards SEO notamment en matière de balises titres et de meta-informations ?

3.4. Contraintes techniques :

Quelles sont les éventuelles technologies imposées ou privilégiées : langages, frameworks, CMS, … ?
Avec quels navigateurs votre site doit-il être compatible ?
Souhaitez-vous que le prestataire prenne en charge l’hébergement ?
Quelles sont les intégrations à des systèmes tiers à prévoir : réseaux sociaux, comptabilité, facturation, emailing, marketing automation, CRM, webanalyse, … ?

4. Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

4.1. Prestations attendues :

Précisez ici la liste de toutes les prestations que vous souhaitez sous-traiter à votre futur prestataire et pour lesquelles vous souhaitez que les candidats vous soumettent de devis :

Développement
Design
Intégration
Migration de base de données ou autres actifs existants
Achat du nom de domaine et gestion de l’hébergement
Maintenance et mises à jour
Formation à la gestion du site
Accompagnement marketing : plan marketing, SEO, SEA, webanalyse, …)
…

4.2. Planning :

Quelle est la date limite soumission de candidature pour les prestataires ?
Quelles sont les dates prévues pour d’éventuelles soutenances orales ?
A quelle date sera sélectionné le prestataire ?
Quelles ont les principales deadlines intermédiaires du projet selon les différents lots envisagés ?
A quelle date souhaitez-vous la livraison finale du projet ?

4.3. Méthodologie de suivi :

Souhaitez-vous que le prestataire recourt à une méthodologie de développement agile ?
Comment voulez-vous organiser le suivi du projet : échanges téléphoniques hebdomadaires, présentation physique régulière des avancées, … ?
Souhaitez-vous avoir accès à un environnement de pré production ?

4.4. Modalités de sélection du prestataire :

Quels éléments souhaitez-vous que le prestataire intègre à sa réponse : présentation de la société avec références, préconisations techniques, difficultés identifiées, méthodologie proposée, présentation de l’équipe projet, devis détaillé, … ?
Avez-vous établi une grille de critères pour évaluer les réponses des prestataires ?
Indiquez le ou les contacts en cas de question sur le cahier des charges ainsi que la date limite de réponse
Si vous disposez d’une estimation de budget pour votre projet vous pouvez également le mentionner

2. La RECO

Le brief réalisé, il a été diffusé à l’ensemble de l’équipe projet et chez l’annonceur. Il est temps pour vous, Chef de Projet de Communication de passer à la reco… On entend par « reco » le document qui sera remis à votre client et qui présente toute la réflexion que vous avez menée autour de sa demande (exprimée dans le brief), la stratégie de communication et les solutions que l’agence proposera pour répondre au besoin. La reco est une abréviation pour recommandation, cahier des recommandations, etc…

Eléménts d'une RECO 'projet graphique'

1. Analyse de l’annonceur et de son environnement, de ses moyens et de ses contraintes.

Vous allez mener une analyse détaillée des éléments suivants :

L’annonceur lui-même : son histoire, sa culture, ses produits, ses marques, etc…
Son marché
La législation
Ses concurrents et comment est-ce qu’ils communiquent
L’objet de la communication (un produit, une gamme de produit, un service…)
La distribution, la force de vente
La communication antérieure
Les personnes concernées par la communication (acheteurs, consommateurs…)
Les moyens de l’annonceur (techniques, humains, financiers)
Les contraintes (techniques, humains, financiers)

2. Diagnostic

Avec une analyse approfondie, vous allez pouvoir mettre en avant les points forts, les points à améliorer, les opportunités et les menaces.

Il s’agit ensuite de la répertorier sur une matrice. Cette matrice s’appelle le SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, c’est-à-dire les FORCES – FAIBLESSES – OPPORTUNITES – MENACES). Selon le diagnostic réalisé sur les éléments internes à l’annonceur et propres à l’objet de la communication :

Vous relèverez les forces qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.
Vous identifierez les faiblesses qui vous empêchent aujourd’hui d’atteindre vos objectifs.

Les éléments diagnostiqués sur tout ce qui est externe à l’annonceur (marché, concurrents…) vous permettront de trouver les opportunités et de prendre conscience des menaces.

3. La problématique de communication.

Votre SWOT permet ensuite de définir précisément une problématique de communication.

Une problématique en communication, c’est :

Comment développer la notoriété…
Comment mieux informer…
Comment développer l’image de marque, le capital sympathie…
Comment inciter à…

4. La stratégie de communication

Elément de différenciation par rapport à la concurrence, il peut découler de la communication antérieure ou être complètement différent dans des cas spécifiques (changement d’image voulue par l’annonceur, communication de crise…).

Vous le formulerez en une phrase reprenant les valeurs clés de l’organisation, du produit ou de la marque. Il devra être crédible, attractif, distinctif et l’annonceur va pouvoir l’exploiter lors des prochaines campagnes de communication.

5. Proposition d'un plan de communication

Dans cette dernière partie, vous allez présenter à l’annonceur les solutions les plus adaptées, en tenant compte des différents moyens et des contraintes que vous avez identifiez dans votre analyse. Il s’agit donc dans un premier temps de présenter les solutions retenues parmi tous les moyens permanents, les moyens médias et hors média existants.

Vous pouvez exposer cela sous forme de tableau mais l’essentiel est d’argumenter votre plan de communication. Vous devez donc justifiez vos choix. Vous devez prouver au client que vos propositions correspondent bien à la problématique de communication et qu’elles permettent d’atteindre les objectifs et les cibles définis dans votre stratégie de communication.

2. Et après ?

Votre cahier des recommandations terminé, vous pouvez en extraire un diaporama qui vous servira de support de présentation lors de votre rendez-vous avec le client.

Que se passe-t-il ensuite ?

Le client vous a écouté attentivement. Je vous conseille de lui remettre un exemplaire imprimé de la reco. Il aura probablement consulté d’autres agences. Vous serez en concurrence avec d’autres professionnels du secteur. Votre objectif est donc de vous démarquer des concurrents.

Donc, je vous donne quelques derniers petits conseils qui peuvent faire la différence :

Soyez précis et professionnel dans le contenu de ce document.
Soignez le fond et la forme du cahier des recommandations, de votre support de présentation.
Choisissez des sources fiables.
Allez au bout de vos réflexions.
Faites preuve d’empathie : mettez-vous toujours à la place de l’annonceur et de ses cibles.
Argumentez toujours vos choix.
Respectez les contraintes imposées.

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Cahier des charges ou Reco